PREAMBULO

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Pisende S.A.S. siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por Pisende S.A.S. se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, Pisende S.A.S. adopta este manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

 

INTRODUCCIÓN

Pisende S.A.S. ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

Pisende S.A.S. es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente Manual servirá como material informativo para quienes sostengan algún tipo de relación con la Pisende S.A.S., contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.

Pisende S.A.S. trata datos personales que no son de naturaleza pública, con el fin de llevar a cabo el desarrollo de sus funciones de carácter privado. Por lo anterior, cabe destacar que tiene dentro de sus bases de datos tres grandes grupos. Pisende S.A.S. tiene bases de datos que están excluidas del ámbito de aplicación conforme al artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 en las cuales almacenan datos estadísticos y con fines de investigación. Las bases de datos referentes a datos personales que no son públicos, ni se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.

 

OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de Clientes, Proveedores y Empleados de Pisende S.A.S.

 

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana.

Pisende S.A.S. se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

 

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

• Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de la Pisende S.A.S. , que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información podrá designar, revocar o cambiar al Oficial de Protección de Datos.

 

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Pisende S.A.S. aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

1. Principio de acceso y circulación restringida.

   De acuerdo con las disposiciones legales, el tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de ellos, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

   Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

2. Principio de confidencialidad

   Pisende S.A.S. garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

   En consecuencia, se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones.

   Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos personales, deberán suscribir un documento adicional a su contrato laboral o de prestación de servicios, para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

3. Principio de finalidad

   El Tratamiento de datos personales que Pisende S.A.S. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

4. Principio de legalidadEl Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

5. Principio de libertad

   Pisende S.A.S. garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal y deberá el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

6. Principio de seguridad

   Pisende S.A.S. como responsable del tratamiento de datos de carácter personal, adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7. Principio de transparenciaPisende S.A.S. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

8. Principio de veracidad o calidad

   Pisende S.A.S. velará por que la información contenida en sus bases de datos serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CATEGORIAS DE DATOS ESPECIALES

Datos sensibles

Pisende S.A.S. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. Pisende S.A.S. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

Adicionalmente a lo anterior, Pisende S.A.S. cumple con las siguientes obligaciones:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así mismo Pisende S.A.S., se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

1. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.

2. Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.

3. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

Datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

3. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

TRATAMIENTO

Los datos serán utilizados por Pisende S.A.S. para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:

1. Desarrollar relaciones comerciales con terceros.

2. Informar sobre nuevos productos o servicios.

3. Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.

4. Evaluar la calidad de productos o servicios.

5. Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales.

6. Transmitir, mediante publicación en la web de Pisende, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.

7. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.

8. Atender servicios a través del contact center.

9. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

10. Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

11. Ejecutar el contrato de trabajo.

12. Garantizar la seguridad de Pisende S.A.S.

13. Desarrollar actividades de capacitación.

14. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros para los fines relacionados con la operación de Pisende, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.

AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Pisende S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados.

La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: autorizó el tratamiento, conoce y acepta que Pisende S.A.S. recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

1. El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan.

2. La finalidad del tratamiento de los datos.

3. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y si se recopilan Datos Sensibles.

4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública.

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

AVISO DE PRIVACIDAD

Pisende S.A.S. cuenta con el Aviso de Privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al Titular de Datos Personales a través de los medios de comunicación de la Compañía. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.

PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

Pisende S.A.S. reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Pisende S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.

2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a la Pisende S.A.S. salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

3. Recibir información por parte de la Pisende S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DE PISENDE S.A.S. EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Pisende S.A.S. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

Pisende S.A.S. atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

11. Adoptar un manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Pisende S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

 

DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

Pisende S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con Pisende S.A.S.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y las leyes vigentes.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

GENERALIDADES

1. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a protecciondedatos@pisende.com adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

3. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)

4. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, Pisende S.A.S. ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad

5. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de Pisende S.A.S., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

 

PROCEDIMIENTOS

CONSULTAS

REQUISITOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS.

1. Se debe enviar el documento definido como FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”. físico o electrónico, completamente diligenciado, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por Pisende S.A.S. protecciondedatos@pisende.com adjuntando la información anteriormente relacionada.

3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la sede Administrativa de Pisende S.A.S., adjuntando la información anteriormente relacionada.

4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; Pisende S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

    

   TIPO DE SOLICITANTE, REQUISITO TITULAR

   • Fotocopia del documento de identificación.

   • FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”.

    

   TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

   • Comunicación escrita.

   • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

   • Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.

   • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

 

TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

 

RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

1. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una observación que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

 

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por Pisende S.A.S. Al respecto, se tendrá en cuenta lo siguiente:

1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición en el documento definido como FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”.

2. Pisende S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que Pisende S.A.S. considere pertinentes.

3. Pisende S.A.S.,podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

4. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

5. El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Pisende S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

   • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

   • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

   • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

   Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.

 

REQUISITOS PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS, RECTIFICACIONES, ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS.

1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a Pisende S.A.S. y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado por Pisende S.A.S. protecciondedatos@pisende.com adjuntando la información anteriormente relacionada.

3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la sede Administrativa de Pisende S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada.

4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; Pisende S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

   TIPO DE SOLICITANTE a. REQUISITO TITULAR

   • Fotocopia del documento de identificación.

   • FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”.

   b. TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

   • Comunicación escrita.

   • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

   • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

   • FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”.

 

TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo

 

REVOCAR AUTORIZACIÓN

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Pisende S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Pisende S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

 

REQUISITOS PARA LA ATENCIÓN DE REVOCATORIA DE AUTORIZACIONES

1. Se debe enviar el documento definido FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”. físico o electrónico, completamente diligenciado, y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por Pisende S.A.S. protecciondedatos@pisende.com adjuntando la información anteriormente relacionada.

3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la sede U. de A. de Pisende S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada.

4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; Pisende S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

   TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO TITULAR

   • Fotocopia del documento de identificación.

   • FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”.

   TERCERO / REPRESENTANTE / APODERADO

   • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

   • FO-CONI-0021 – “Solicitud de consulta, reclamo, rectificación, actualización o supresión de datos”. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

 

TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE REVOCATORIAS.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN PISENDE S.A.S.

RESPONSABLES

El Comité de seguridad de la información de Pisende S.A.S. Designa como responsable del tratamiento de datos personales al Coordinador (a) de Control Interno, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban. Cumplirá con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en que el titular considere que Pisende S.A.S. dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Control Interno de Pisende S.A.S., Dirección: Carrera 58 No. 65-224 Medellin. Correo electrónico: protecciondedatos@pisende.com

 

ENCARGADOS

Pisende S.A.S. como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

Pisende S.A.S. distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de Pisende S.A.S. mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que Pisende S.A.S. les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, etc.)

 

Encargados Internos

Base de datos encargados internos – Pisende S.A.S. Empleados, Clientes y Proveedores.

 

Encargados Externos

• Empresas que llevan a cabo procesos tercerizados.

• Consultores.

• Proveedores.

ENTRADA EN VIGENCIA, MODIFICACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente política aplica a partir del día 31 de Marzo de 2017 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos definidos por la ley para permitirle a Pisende S.A.S. el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Pisende S.A.S.

 

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

1. Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año siguiente a la puesta en funcionamiento del RNBD por parte de la SIC.

2. Creación de Bases de Datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses calendario, posteriores a su creación.

3. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos. De acuerdo con la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el RNBD deberá actualizarse como se indica a continuación:

   • Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

   • Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del 2018

   • Incidentes de Seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la SIC, a través del RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.

• Ley 1266 de 2008

• Ley 1581 de 2012

• Decreto 1377 de 2013

• Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley 1581).

• Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V de la Circular Única de la SIC.

• Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases de Datos.

• Reglamente Interno de Trabajo